Заключение договора с клиентом

Глава 2.3. Порядок заключения договоров в письменной форме

Заключение договора с клиентом

Предположим, Вы нашли покупателя своей продукции или заказчика услуг. Или наоборот, хотите закупить материалы для своего производства или воспользоваться чьими-то услугами. Все “технические” вопросы с контрагентом согласованы, осталось лишь юридически закрепить сделку – то есть заключить соответствующий договор.

Но как это правильно сделать? Для начинающего предпринимателя, ранее не имевшего опыта договорной работы, это отнюдь не праздный вопрос – хочется сразу все сделать правильно и не показаться “чайником” в глазах более опытного партнера по бизнесу.

Постараемся осветить основные моменты данного процесса. Прежде всего отметим, что законодательством порядок заключения договоров не регламентирован, поэтому сторонам договора следует руководствоваться лишь обычаями делового оборота. Исходя из принципов общепринятой в России деловой этики, можно рекомендовать следующий порядок действий:

Если Вы – продавец товара (исполнитель работ или услуг):

Заключение договора предполагает, что его подписывают две стороны – Вы и клиент. Конечно, Вы можете приехать для подписания договора к клиенту в офис, пригласить его к себе или встретиться с ним на “нейтральной” территории, однако на практике так происходит редко, т.к.

личные встречи требуют немало времени, а предприниматели – люди занятые. Поэтому как правило стороны подписывают договор не одномоментно (находясь рядом друг с другом), а в разное время и в разных местах, что вполне допустимо.

Договор составляется и подписывается в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон.

Обычно сторона, реализующая товары, выполняющая работы или оказывающая услуги предлагает покупателю (заказчику) свой вариант договора (предложение клиенту самому составить договор на ваши услуги будет, скорее всего, расценено как нонсенс).

Если Вы собираетесь предложить заключение договора новому контрагенту, с которым раньше не сотрудничали, скорее всего, потребуется предварительное согласование текста договора с использованием средств связи – электронной почты или какого-либо мессенджера.

Для согласования отправьте договор в виде редактируемого текста (обычно в формате doc или docx).

После того, как текст согласован, можно обменяться с клиентом подписанными с обоих сторон экземплярами договора также по e-mail в виде сканов (отсканированных изображений).

Теоретически обмена сканами договора с подписями и печатями (при их наличии) обеих сторон достаточно, чтобы договор был признан заключенным. Но именно теоретически, т.к.

в случае судебного спора Вам придется доказать, что сканы были отправлены именно Вами и клиентом, а не каким-то неизвестным третьим лицом, что между Вами и клиентом была договоренность о заключении договора путем обмена файлами изображений, и т.п. Сделать это часто бывает довольно затруднительно.

Во избежание проблем рекомендуем старый, но гораздо более надежный способ – обмен с контрагентом бумажными экземплярами договора.

Для этого распечатайте договор в двух экземплярах, подпишите и поставьте печать (если она есть), и передайте клиенту оба экземпляра уже подписанными с Вашей стороны. Передача текста договора без Вашей подписи (с расчетом на то, что договор вначале подпишет клиент, а Вы поставите подпись позднее) считается не вполне этичной.

После получения Ваш клиент должен также подписать договор, скрепить печатью, вернуть Вам один экземпляр, а второй оставить себе (оба экземпляра имеют равную юридическую силу). Если Вы с клиентом находитесь в разных городах, обмен экземплярами можно выполнить с помощью обычной почты или какой-либо службы курьерской доставки.

Как уже отмечалось, скорее всего Вы и клиент будете подписывать договор в разное время и в разных местах. Передача и получение договора после подписания в таком случае поручается курьеру, в роли которого может выступить любое лицо.

Однако возникает вопрос: кто (чей курьер) к кому должен ехать с точки зрения бизнес-этикета – Ваш к клиенту или клиента к Вам? Данный вопрос обычно решается так: если клиент первый обратился к Вам для приобретения товаров (заказа услуг), он и направляет к Вам своего представителя.

Если же предложение поставить товар (оказать услуги) изначально исходило от Вас, более правильно направить к клиенту с договором собственного курьера. Разумеется, Вы можете не посылать к клиенту курьера, а приехать лично.

Если Вы – покупатель товара (заказчик работ или услуг):

В этом случае все происходит аналогично вышеописанному порядку, с той разницей, что не Вы направляете контрагенту договор для ознакомления и последующего подписания, а контрагент Вам.

На что следует обратить внимание при заключении договора?

Прежде всего, на полномочия лица, которое его подписывает от имени контрагента. В большинстве случаев, если Вы заключаете договор с юридическим лицом, в качестве “подписанта” выступает его руководитель (генеральный директор, директор, президент…

), имеющий право по Уставу подписывать документы без доверенности. Однако так бывает не всегда. Как отмечалось в главе 2.1, иногда договоры подписывают другие сотрудники – например, коммерческий директор, исполнительный директор, главный инженер, менеджер и т.д.

Имеют ли они на это право? Имеют в том случае, если руководитель предприятия выдал им соответствующую доверенность. Поэтому, если Вы столкнулись с подобной ситуацией, обязательно просите приложить к договору копию доверенности, выданную лицу, подписывающему договор.

Учтите, что если договор будет подписан неуполномоченным лицом, он может быть признан судом ничтожным (не имеющим силы).

Если Вашим контрагентом выступает индивидуальный предприниматель, он также подписывает договор со своей стороны либо лично, либо может поручить это доверенному лицу.

Если договор был составлен не Вами, а контрагентом, имеет смысл проверить идентичность переданных Вам для подписания экземпляров договора.

Возможно, Вас также интересует, обязательно ли ставить на договоре печать? Может быть достаточно только подписей сторон? Как уже неоднократно отмечалось, по закону организации вправе не иметь печать, но если печать все же имеется, Ваш контрагент обязан ставить ее на подписываемые документы. В спорной ситуации суд вероятнее всего признает договор заключенным и при отсутствии печати, если будет достоверно установлено, что он подписан полномочными представителями сторон, но может случиться и наоборот. Поэтому лучше не рисковать – при подписании договора ставьте свою печать и требуйте того же от контрагента. Если стороной договора выступает юридическое лицо, проставление печати соответствует общепринятой практике, в то время как договор, на котором отсутствует печать, воспринимается в бизнес-сообществе как незаключенный (хотя это юридически чаще всего неверно).

Что касается индивидуальных предпринимателей, то закон не обязывает их иметь печать. Поэтому, если стороной договора выступает ИП, ему достаточно просто подписать договор, не скрепляя его печатью.

Но опять-таки, согласно обычаям делового оборота, в России принято ставить на договорах печать в дополнение к подписи, поэтому наша рекомендация для ИП – изготовить печать и придерживаться общей практики.

В заключении хотим обратить Ваше внимание на следующий важный момент – заключение договоров возможно и без составления письменного, подписываемого сторонами документа! Об этом мы расскажем в следующей главе.

Источник: https://petroleks.ru/business_manual/business_23.php

Договоры с клиентами

Заключение договора с клиентом

Бизнеса без сделок не бывает.

Покупки, продажи, поставки, возвраты, гарантии сопровождают предпринимательскую деятельность с первого и до последнего дня. В большинстве случаев сделки оформляются с помощью договоров.

Получить бесплатный доступ 2000 бланков и документов

Главы 27, 28 и 29 Гражданского кодекса РФ посвящены понятиям и условиям договора, вопросам его заключения, изменения и расторжения.

Не влезая в юридические дебри, отметим, что любое действие между сторонами, имеющее определенные условия, есть договор.

Если сумма сделки незначительная, или оплата происходит моментально, контракт в письменной форме заключать не обязательно.

Например, при покупке товаров за наличный расчет, при разовых перечислениях небольших сумм по счету, достаточно иметь документы, подтверждающие факт оплаты и получения товара или услуги (кассовый чек, платежное поручение, акт, накладная).

Договоры могут заключаться между:

  • двумя физическими лицами;
  • ИП и физическим лицом;
  • ИП и ИП;
  • ИП и компанией;
  • компанией и компанией;
  • компанией и физическим лицом.

При этом требования к ним предъявляются одни и те же.

Контракты могут заключаться по любому поводу: на поставку, аренду, подряд, заем, и т.д.

Имейте в виду, что договор должен содержать существенные условия, без которых он не будет считаться заключенным (ст. 432 ГК РФ).

При подряде – наименование и объем работ, сроки их начала и завершения (ст. 708 ГК РФ).

А как же стоимость, сроки оплаты, доставка?

Все это тоже очень важно, но если их вдруг этих моментов в документе не окажется, это не повлияет на его правомочность.

Как будет выглядеть документ – решать сторонам. Главное, чтобы в нем были отражены все основные условия сделки.

Но за многие годы хозяйственных отношений выработалась базовая структура документа, которая состоит из следующих частей:

  • вводная часть или преамбула;
  • предмет;
  • права и обязанности сторон;
  • цена и условия оплаты;
  • ответственность сторон;
  • срок действия;
  • прочие условия;
  • реквизиты и подписи сторон.

Большинство контрактов, которые заключаются сегодня, имеют именно такую структуру.

Никакой двусмысленности и неопределенности: все должно быть четко оговорено и прописано. Особенно это касается ответственности сторон.

Неточность в условиях может привести к проблемам в суде. Не случайно в крупных организациях процесс согласования контрактов занимает так много времени.

Получить бесплатный доступ к сервису

Какой именно вид нужно заключать зависит от вида деятельности и статуса клиента. Остановимся подробнее на основных видах договоров.

Подразумевает передачу в собственность товара от поставщика к покупателю. Покупатель обязуется получить определенное количество товара и заплатить за него указанную сумму. В документе оговаривается количество товара, его стоимость, условия и сроки оплаты, доставки, гарантия на товар.

Скачать образец договора поставки

Этот вид договорных отношений подразумевает, что товары приобретаются для использования в предпринимательской деятельности, а не в личных целях.

Если товары продаются не юридическим лицам и не индивидуальным предпринимателям, то речь будет идти уже о договоре продажи физическому лицу, к которому применяются положения Закона о защите прав потребителей.

Образец можно найти и скачать в личном кабинете пользователя сервиса «Моё дело».

Одна сторона – заказчик, поручает другой стороне – подрядчику, выполнить работы в соответствии с прописанными требованиями. Заказчик принимает и оплачивает работы по акту в оговоренные сроки.

Скачать образец договора подряда А вот если исполнитель – физическое лицо, то это уже договор гражданско-правового характера.

Заказчик становится налоговым агентом. Он должен удержать с физлица НДФЛ и перечислить его в ИФНС.

Помимо этого, с начисленного вознаграждения нужно еще перечислить страховые взносы: пенсионные и медицинские.

И это еще не все – исполнителей по договорам ГПХ нужно включать в отчеты, обязательные для всех работодателей : 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам, СЗВ-М, СЗВ-стаж.

Арендодатель – собственник имущества, предоставляет его в аренду на определенный срок.

В контракте описывается имущество, указывается стоимость арендной платы, условия содержания имущества и возврата его арендодателю.

Скачать образец договора аренды помещения

Иногда прописывается возможность выкупа имущества арендатором.

Кредитор предоставляет определенную сумму денег заемщику на указанный срок. При этом за пользование деньгами могут быть начислены проценты.

Скачать образец договора процентного займа между организациями Скачать образец договора займа между организацией и гражданином

Заемщик обязан вернуть сумму, взятую в долг, и оплатить проценты.

В системе вы сможете сформировать любой договор в два счета, причем необходимые реквизиты подтянутся в него автоматически. Вам останется только распечатать готовый документ и подписать.

В дальнейшем система будет связывать с договором поступившие оплаты по нему и первичные документы. В любой момент вы сможете отследить историю взаимоотношений с контрагентом.

Все четко, ясно и никакой путницы в делах.

Подключайтесь – это удобно.

Получить бесплатный доступ к сервису

Если вы находитесь еще только на стадии регистрации своего бизнеса, вам будет полезен наш бесплатный сервис подготовки регистрационных документов для ИП и ООО.

В избранное

  • ВКонтакте
  • WhatsApp

Источник: https://www.MoeDelo.org/club/article-knowledge/dogovory-s-klientami

Договор оказания услуг — Эльба

Заключение договора с клиентом

Услуги — это когда материального результата нет или он неотделим от процесса. Это образовательные курсы, маркетинговые исследования, продвижение сайтов, туризм.

Исполнитель заключает с заказчиком договор возмездного оказания услуг по правилам Главы 39 ГК РФ. Эти общие правила можно менять и уточнять под свою деятельность. В статье расскажем, как улучшить шаблон договора, чтобы точно получить оплату и защитить себя от лишней работы.

Обратите внимание. От услуг отличаются работы — деятельность с материальным результатом. Для выполнения работ оформляют договор подряда. Как грамотно составить договор подряда читайте в отдельной статье.

Формально научные исследования, перевозка людей и грузов, хранение, деятельность по поручению и комиссии — не услуги. Для них не подойдут рекомендации из нашей статьи.

Бланк договора об оказании услуг

Термины и определения

В некоторых сферах деятельности есть специальные термины. В первом разделе договора объясняют их значение. Это нужно, чтобы стороны точно знали, по поводу чего договорились, а также на случай судебного спора.

Например, в договоре на маркетинговые услуги стоит объяснить, что такое целевая аудитория, оценка лидов, как расшифровывается слово e-commerce.

Предмет договора

Предмет — это конкретная платная услуга исполнителя для заказчика. Заказчик не вправе требовать больше, чем указано в предмете. Без предмета считается, что стороны не договорились — ст. 779 ГК РФ. В случае спора суд заставит исполнителя вернуть аванс, и работа будет сделана зря.

При описании предмета опасно ограничиваться общими формулировками. Заказчик поймёт неправильно — и будет конфликт. Напишите, какие именно действия выполните и в каком объёме. Можно добавить цель, ссылки на применяемые методики, точное время оказания.

Коротко предмет и цель пишут в одноимённом разделе договора. Остальное можно вынести в подходящее приложение — техническое задание, сценарий, график учебных занятий, заявку на уборку. Под приложением стороны расписываются.

Пример

В предмете договора: «Исполнитель обязуется в интересах Заказчика провести оптимизацию сайта site.ru в поисковых системах Yandex.ru и Google.ru, а Заказчик — принять и оплатить услуги».

В техническом задании: «Провести исследование проблем продвижения site.ru в поисковых системах. Разработать алгоритм продвижения сайта по ключевым словам. Согласно составленным рекомендациям отредактировать все статьи раздела «Блог», которые опубликованы до 29 мая 2019 года включительно».

Срок оказания услуг

Договоры на оказание услуг бывают с конкретным сроком и на неопределённый срок.

В некоторых случаях обязательно указывать конкретный срок — например, в сфере образования и общепита.

Например, в договоре на услуги репетитора срок можно написать так:

Период занятий с 15.01.2019 по 31.05.2019 года. Дни занятий: вторник и четверг с 17:00 до 19:00.

В договорах с неопределённым сроком лучше сослаться на документ, по которому определяют время оказания услуги.

Например, в услугах на уборку квартиру укажите, что дата и время прихода клинера согласовываются в заявке Заказчика.

Место оказания услуг

По общему правилу исполнитель оказывает услуги в месте своего нахождения согласно ст. 316 ГК РФ. Если зарегистрированы в одном месте, а работаете в другом — зафиксируйте это в договоре.

Если услуга выездная и для её оказания что-то нужно, пропишите требования к помещению.

Диджея наняли на корпоратив. Он прописал в договоре требования к помещению: наличие электропитания для подключения музыкального оборудования, стол и стул для диджея. А ещё доступ в зал за 2 часа до начала праздника, чтобы порепетировать.

Цена услуг и срок оплаты

В договоре прописывают общую стоимость услуг, срок оплаты аванса и окончательного расчёта.

При большом перечне услуг каждую оценивают отдельно. Или разбивают процесс на этапы. Вдруг окажете услуги неполностью — будет легко рассчитать размер оплаты.

Пример условия о цене на мытьё окон в квартиры:

Цена услуг по настоящему договору составляет 1500 рублей за мытьё окон и 1000 за мытьё балкона.

Заказчик в течение трёх банковских дней после подписания акта оказанных услуг перечисляет на расчётный счёт Исполнителя оплату, указанную в акте.

Когда услуги тянутся годами, предприниматели задумываются об инфляции. Как проиндексировать цену? В одностороннем порядке это делать запрещено. Зато в договоре можно согласовать порядок уведомления заказчика об увеличении стоимости. И прописать, что при отказе заказчика договор считается расторгнутым.

Пример:

При изменении стоимости услуг Исполнитель уведомляет Заказчика по электронной почте не позднее семи дней до вступления изменений в силу. Заказчик в этом случае вправе отказаться от услуг.

Исполнитель не вправе менять стоимость оплаченных Заказчиком услуг до их полного исполнения.

Порой оказать услугу невозможно. Если виноват заказчик — он всё равно платит полную сумму. Если случился форс-мажор, заказчик платит за оказанные услуги и возмещает ваши расходы. Это ст. 781 ГК РФ.

Уточните эти правила в договоре. Пропишите обязанности заказчика. В разделе об оплате напишите: если заказчик не выполняет обязанности и в результате невозможно оказать услуги — он всё равно всё оплачивает в полном объёме.

Например:

Неявка Ученика на занятия без уважительной причины не является основанием для перерасчёта стоимости услуг или проведения дополнительного урока.

Порой приготовление к услуге стоит денег. Например, команда видеооператоров арендует фургон для перевозки камер, штативов, светильников. В договоре прописывают стоимость аренды фургона, чтобы её компенсировали при форс-мажоре.

Кто оплачивает расходы

По умолчанию все траты, связанные с оказанием услуги, лежат на исполнителе — ст. 783, 704 ГК РФ. Это правило можно менять в договоре: частично или полностью переложить обязанность на заказчика.

Если ваша услуга предполагает проезд исполнителя, покупку материалов, оплату электроэнергии, включите эти затраты в стоимость услуг или измените условия о расходах в договоре.

Например:

В случае необходимости выезда в другие населённые пункты Заказчик оплачивает проезд и проживание Исполнителя.

Обязанности заказчика

Бывает, оказать услугу без заказчика невозможно. А в некоторых видах услуг заказчик — активный участник. Ученик делает задания репетитора, компания присылает данные для маркетингового исследования, хозяин впускает клинера в квартиру. По закону это называется содействием заказчика.

Заказчик обязан содействовать исполнителю на условиях договора. Иначе исполнитель вправе требовать возмещения убытков, увеличения цены услуги и отказаться от договора. Это следует из ст. 783, 718, 719 ГК РФ.

Пропишите в договоре конкретные обязанности заказчика. Не бойтесь занудствовать и углубляться в детали, если от этого зависит возможность и качество оказания услуг. В этот же пункт добавьте последствия неисполнения.

Пример набора обязанностей заказчика в договоре на образовательные услуги

Заказчик обязан:

— соблюдать учебную дисциплину и общепринятые нормы поведения;

— посещать занятия согласно заранее составленному учебному расписанию, иметь на занятиях необходимую учебно-методическую литературу;

— выполнять задания по подготовке к занятиям, заданные на дом Исполнителем.

В случае неисполнения Заказчиком установленных настоящим пунктом обязанностей, исполнитель вправе в одностороннем порядке отказаться от исполнения договора, а Заказчик обязан оплатить прошедшие уроки.

Исполнитель обязан предупредить заказчика, что предоставленная информация не годится для работы, а его указания могут снизить качество услуги — ст. 781, 716 ГК РФ.

Уточните, в какой срок заказчик после предупреждения исполнителя дополняет информацию или изменяет указания. Добавьте, что по истечении срока исполнитель отказывается от договора в одностороннем порядке.

Кто фактический исполнитель

По умолчанию исполнитель обязан оказать услугу лично — ст. 780 ГК РФ. Для предпринимателя и организации это значит, что исполнять будут их работники.

Если привлекаете сторонних специалистов или другие организации, прямо укажите это в договоре.

Пример:

Исполнитель вправе привлекать к оказанию услуг третьих лиц без согласия Заказчика.

Приёмка услуг

Окончание услуги лучше оформить актом по ст. 720 ГК РФ. В нём пишут точный перечень и объём оказанных услуг и переданный результат, если есть.

Акт приёмки — это основание для оплаты. Если услуги оплачиваются один раз, акт тоже будет один. При длящихся услугах, например, при ежемесячной оплате, приёмку работ по акту тоже делают ежемесячно.

Согласуйте, в какой срок заказчик подписывает акт и указывает замечания. Здесь же — допустимое количество доработок. Укажите, в какой срок услуги считаются принятыми и подлежат оплате, если заказчик не подписал акт и не высказал замечания.

Пример:

Не позднее третьего числа каждого месяца Исполнитель предоставляет Заказчику акт оказанных услуг.

Заказчик не позднее пяти дней с даты получения акта обязан подписать его и вернуть один экземпляр Исполнителю. Или направить замечания к услуге и срок их устранения в письменном или электронном виде.

Количество доработок не может быть больше двух.

В случае неподписания заказчиком акта и непредоставления замечаний в течение семи дней с момента уведомления исполнителя, услуги считаются принятыми и подлежат оплате.

Ответственность исполнителя за качество

Когда услуга оказана с отступлениями от договора или результат непригоден для использования, заказчик предъявляет исполнителю требования из ст. 723 ГК РФ:

— бесплатно устранить недостатки или оказать услугу заново;

— сделать скидку на услугу;

— самостоятельно исправить недостатки или привлечь другого исполнителя и потребовать возмещения расходов — если это право написано в договоре;

— отказаться от договора и потребовать назад оплату — если исправлять недостаток бессмысленно или исполнитель не устранил его в согласованный срок.

Напишите в договоре, что исполнитель не возмещает расходы заказчика на исправление недостатков третьими лицами. Но при этом готовьтесь к устранению недостатков своими силами. Иначе у заказчика появится право привлечь другого исполнителя за ваш счёт. Так сказал Верховный суд РФ в Обзоре судебной практики № 2 от 26.04.2017 г.

Другая ситуация с потребителями — клиентами, сделавшими заказ для личных или семейных нужд. Потребители всегда могут нанять другого исполнителя, если у вас проблемы с качеством, по ст. 29 Закона о правах потребителей.

Порядок одностороннего отказа от договора и возмещения убытков

Момент отказа от договора на услуги прописан в ст. 782 ГК РФ.

Заказчик вправе отказаться от договора в любой момент, оплатив исполнителю понесённые расходы. Исполнитель тоже вправе отказаться в любой момент, но вместе с эти должен компенсировать заказчику все убытки.

Знаете заранее, какие расходы будет оплачивать заказчик — напишите об этом в договоре. Это затраты на проезд, покупку инвентаря, стоимость работы сотрудников исполнителя.

Где судиться

Заказчик и исполнитель могут находиться в разных городах. В случае спора один из них поедет в суд в другой город.

По общему правилу иск подают по месту жительства ответчика. В договоре «подсудность» можно изменить. Проверьте, что в шаблоне договора не указаны неудобные для вас условия.

Исключение — иски от потребителей. Потребители всегда могут выбрать суд в своём регионе по ст. 17 Закона о правах потребителей. Это надо помнить и учитывать.

Статья актуальна на 28.05.2019

Источник: https://e-kontur.ru/enquiry/1346/dogovor_uslug

Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом

Заключение договора с клиентом

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизировано работают с договорами. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Лирическое отступление

– Ира, а где у нас договор с «ПрофТехСистемс»?

– Так они его не подписали еще!

– Мммм… а мы им уже товар отгрузили…

Зачем автоматизировать договора

и на что обратить внимание

Конечно, это скорее абсурдная ситуация – в жизни такое редко бывает. Вот более реальные проблемы, при бардаке с договорами:

  1. Заключили договор не по шаблонному тексту
  2. Подписанный договор до сих пор у контрагента, а не у нас в архиве
  3. Согласование договора запнулось на каком-то шаге и про него забыли
  4. Менеджеры дергают руководителя по каждому шагу согласования

И далее в этом ключе. Заключение договора с клиентом – процесс, который есть в каждой компании и важно вывести его на автоматизм чтобы экономить время и не допускать ошибки в самом начале отношений с контрагентом.

Согласование договора кажется максимально простым. Действительно, что там делать-то? Берете и скидываете клиенту подписанный скан, отправляете курьера или менеджера за оригиналом.

Зачем тут заумные бизнес-процессы? Картина ломается, когда клиент говорит «а мы всегда работаем вот по такой форме» или «у вас тут есть неточность, давайте добавим пункт…». Начинаются переписки, пересылки форм, правки.

Попробуем «минимизировать количество подходов».

Что обычно нам важно в согласовании договора.

Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто – менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя. Если договор не по типовой форме, то уже руководитель (юрист, финансист) должен решать, подходит текст или нет

Во-вторых, если клиент прислал правки к договору, то не нужно сразу менеджеру бежать к руководству и тратить его время. Сначала делаем протокол разногласий, потом уже с «сухими фактами» идем их согласовывать.

В-третьих, подписанный договор должен храниться у нас в архиве. Не у контрагента. Не у менеджера в столе. Ну и в довесок – по каждому договору мы должны знать его состояние: согласован он, в процессе или уже подписан и в архиве

Как обычно проходит согласование

и как это автоматизировать в 1С

Когда вы отправляете контрагенту типовую форму вашего договора, то исхода может быть всего 3:

1. Форма всех устраивает, работаем по ней

Работают:

– менеджер клиента

Используемые документы

 – Типовой договор

Это типовой случай. Менеджер самостоятельно занимается подготовкой документов, руководителю относит лишь бумажный вариант на подпись

2. Контрагент предлагает свою форму

Работают:

– менеджер клиента

– руководитель / юрист

Используемые документы

 – Договор по форме контрагента

В этом случае важно, чтобы форма договора была проверена не менеджером (которому часто важен факт продажи «любой ценой»), а ответственным сотрудником. Как правило это руководитель отдела продаж, директор или юрист. В зависимости от условий договора транслируется решение на менеджера – согласуем договор, отправляем на корректировку или отказываемся работать по таким условиям

3. Контрагент предлагает корректировки к вашей форме

Работают:

– менеджер клиента

– руководитель

Используемые документы

 – Типовой договор

 – Протокол разногласий

В случае любой корректировки менеджеру следует составить протокол разногласий и предоставить его руководителю на согласование. Если руководство согласно на такие условия работы, то договор с листом отправляется контрагенту, если нет – лист корректировок пополняется новыми пунктами

Да, еще может быть вариант «Мы не будем с вами работать», но тут все и без бизнес-процесса ясно J

Заключительный этап – 4. Помещение подписанного договора в архив.

Работают:

– менеджер клиента

– секретарь

Используемые документы

 – Окончательная форма подписанного договора

Менеджер передает документ секретарю, секретарь помещает в архив. Договору проставляется признак того, что он подписан – и наконец-то по нему можно работать.

Схема такого бизнес-процесса

точнее сказать, обобщенный шаблон

Посмотрите на схему процесса. Мы постарались сделать ее такой, чтобы вам было проще адаптировать ее под ваши правила работы.

Скачать схему и шаблон регламента можно в файлах этой публикации.

Итого

как это использовать

  1. Скачиваем схему и регламент процесса
  2. Подгоняем события схемы под свои запросы
  3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
  4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции “Процессы 3.0: Бизнес-процессы, CRM, Управление по целям”.

В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии – добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. “Процессы 3.

0″ встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!

Источник: https://infostart.ru/1c/articles/708994/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.