Закон о кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство: изменения с 2020 года — Audit-it.ru

Закон о кадровом делопроизводстве

Мария Шувалова

Источник: ИА “Гарант”

Текущий год можно без преувеличения назвать прорывным с точки зрения развития электронного кадрового документооборота.

Во-первых, с 1 января работодатели формируют в электронном виде сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника, работающего по трудовому договору, которые заменят привычные бумажные трудовые книжки для работников, в письменной форме отказавшихся от их ведения.

Во-вторых, в этом году стартовал эксперимент по использованию исключительно в электронном виде документов, связанных с работой, в отношении которых действующее законодательство предусматривает требование об оформлении на бумажном носителе или об ознакомлении с ними работников в письменной форме.

Опираясь на сообщенные заместителем руководителя Роструда Иваном Шкловцом в ходе одного из онлайн-семинаров, проводимых компанией “Гарант”, сведения о практической реализации этих нововведений, выделим ряд важных моментов, на которые следует обратить внимание как работодателям и кадровикам, так и работникам. 

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде

31 октября истекает срок, в течение которого работодатели обязаны уведомить каждого из своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и об их праве выбора между продолжением ведения трудовой книжки и предоставлением им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.

1 Трудового кодекса (п. 2 Постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 г. № 887). Своевременность уведомления работников может проверяться при проведении проверок работодателей инспекциями труда, поэтому Роструд советует обязательно фиксировать дату направления уведомлений и факт получения их каждым работником.

Кроме того, если уведомления направляются, помимо письменного, в каком-то ином формате, например посредством электронной почты, следует обязательно закрепить такую возможность в соответствующем локальном нормативном акте организации.

Уведомлять принятых на работу после 31 октября текущего года сотрудников об указанных изменениях в законодательстве и праве выбора формата ведения сведений об их трудовой деятельности работодатель не обязан, но может по своей инициативе выяснить, знают ли они об этих изменениях, и при необходимости уведомить их, и заместитель руководителя Роструда советует это делать.

Также рекомендуется направлять соответствующие уведомления внешним совместителям, которые вправе подать заявление о формировании работодателем сведений об их деятельности в электронном виде и запрашивать в дальнейшем эти сведения.

Работникам, в свою очередь, до конца года предстоит сделать выбор: сохранить традиционную трудовую книжку или отказаться от нее в пользу ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде – и подать работодателям письменные заявления с указанием выбранного варианта.

Если такие заявления не будут представлены работниками в указанный срок, работодатель продолжит вести их трудовые книжки, но стоит иметь в виду, что за рядом работников, не имевших возможности подать заявление (например, по причине временной нетрудоспособности, отстранения от работы либо нахождения в отпуске), сохраняется право сделать это впоследствии в любое время (ч.

2, ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ; далее – Закон № 439-ФЗ).

Также следует обратить внимание на то, что работник, принявший решение о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, вправе впоследствии его изменить и подать заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в установленном ст. 66.1 ТК РФ порядке (ч. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

Если же работник сразу выберет второй вариант, то есть откажется от бумажной трудовой книжки, передумать и снова вернуть ее работодателю – напомним, что работодатель, получивший заявление о выборе работником формата предоставления сведений о трудовой деятельности, вносит в трудовую книжку соответствующую запись, выдает ее работнику на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение – не получится, поскольку законом такая возможность не предусмотрена. Заместитель руководителя Роструда советует предупреждать об этом работников и настоятельно рекомендует не принимать обратно выданные в установленном порядке на основании поданных работниками заявлений трудовые книжки, так как это будет считаться нарушением со стороны работодателя.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a112/1021910.html

Что должен знать кадровик в первую очередь или 20 нормативных актов, которые обязан знать специалист по кадрам

Закон о кадровом делопроизводстве

Любой кадровик, устраиваясь на работу в новую организацию, неизбежно столкнется с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит по-сле себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля.

Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1? Какие нормативные акты должен знать кадровик  В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.).

Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Ро-скомнадзора, ПФР и др.).

В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс, но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.  Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица на стр. 60). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.

За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.  Какие локальные акты должны быть в организации Помимо актов федерального уровня, деятельность кадровой служ бы любой компании регулируется локальными нормативными документами (ст. 8 ТК РФ). Закон не содержит перечня локальных актов по кадровому учету, которые обязательно должны быть в той или иной организации.

Однако некоторые из них упоминаются в Трудовом кодексе, что придает им статус обязательных.  – правила внутреннего трудового распорядка (абз. 3 ч. второй ст. 21, абз. 5 ч. первой ст. 22 ТК РФ);   – штатное расписание (ст. 15, абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ, п. 1 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1, абз. 11 письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4414-6);  – график отпусков (ст.

123 ТК РФ).   Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ).

При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ).  Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема на стр. 63). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом (образец на стр. 62).

ДокументПоможет вам
ТК РФПринимать на работу, заполнять трудовые книжки, переводить на другую работу, увольнять, составлять все обязательные кадровые документы. А также оформлять отпуск, командировку, переводить совместителя на основное место работы и обратно, отправлять в декрет, отстранять от работы 
КоАП РФИзбегать штрафов за нарушения трудового законодательства 

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа 

Сфера регулированияНаименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы отношений между работни-ком и работодателем, поря-док оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудникТрудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря пы регулирования трудовых 2001 г. № 197-ФЗ (далее – ТК РФ)
Кадровое делопроизводство
Порядок оформления кадровых документов (приказов № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» по личному составу, штатного расписания, графика отпусков и др.)  Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. 
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 (если работодатель продолжает их применять в соответствии с локальным актом)
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г. № 65-ст 
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжекПравила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 
Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом России от 25 августа 2010 г. № 558 
Больничные листы 
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления отпускаФедеральный закон от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Приказ Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности»
Персональные данные 
Работа с персональными данными работников организацииФедеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ “О персональных данных”
Воинский учет 
Ведение воинского учета в организации, права и обязанности руководителей и ответственных лиц в области воинского учета Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» 
Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719 
Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11 апреля 2008 г.
Взаимодействие с ПФР 
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работниковФедеральный закон от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»
Взаимодействие с ФМС России
Процедура оформления разрешения на работу, регулирования труда с сотрудниками- иностранцамиФедеральный закон от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» 
Федеральный закон от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации» 
Приказ ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147 Порядок и сроки проведения Административный регламент, утвержденный приказом проверки Федеральной миграционной службой МВД России № 338, ФМС России № 97 от 30 апреля 2009 г. 
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органовФедеральный закон от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая, третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался.   Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец на стр. 64). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ).  С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь.  Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составле-ния документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству.  В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок при-нятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ).  В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д.   Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.  Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:  Александр ТИМОШЕНКО, начальник отдела кадров, юрисконсульт ЗАО «Арал Плюс» (г. Одинцово Московской обл.):   – Основополагающим документом в работе любой кадровой службы является Трудовой кодекс РФ. С учетом специфики деятельности организации от кадровика может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.  Мария МАСЮТИНА, старший юрист практики трудового права кадрового холдинга «АНКОР» (Москва):   – Кадровику необходимо ознакомиться с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В нем содержатся шаблоны форм большинства первичных кадровых документов, которые пригодятся для оформления приказов, штатного расписания и др.  Наталья РЫЖКОВА, менеджер по работе с персоналом и кадровой документацией BDO Unicon Outsourcing (Москва):  – Таким локальным актам, как Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, Положение о персональных данных, Положение о премировании (в тех случаях, если в организации существует система мотивации), присущи все признаки нормативных правовых актов. Их наличие в организации и знание обязательно.  Алена ШЕВЧЕНКО, юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»: – При аудите локальных актов обратите внимание на соответствие их положений действующему трудовому законодательству. Локальные нормы организации не применяются, если ущемляют права сотрудников по сравнению с Трудовым кодексом. Значит, трудовая инспекция вправе потребовать в предписании, чтобы компания исключила такие нормы из до-кумента работодателя.  Источник: Журнал «Кадровое дело».
оставить заявку

В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/kak-bistro-naladit-kadrovii-uchet/

Эдо в кадровом делопроизводстве: изучаем закон №122-фз

Закон о кадровом делопроизводстве

5 мая 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».

Закон предоставляет компаниям возможность принять участие в эксперименте по оформлению в электронном виде документов, в отношении которых трудовым законодательством РФ предусмотрено оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работников в письменной форме, в том числе под роспись. 

Анна Климова – Директор департамента налогов и права Deloitte Russia

Согласно тексту закона, эксперимент будет проводиться до 31 марта 2021 года, при этом дату его начала каждый работодатель определяет самостоятельно. 

Работодатели смогут осуществлять подготовку документов посредством собственной информационной системы или системы «Работа в России».

Стоит отметить, что закон претерпел изменения по сравнению с первоначальной редакцией. Ранее предполагалось, что эксперимент будет проводиться с 1 апреля по 31 декабря 2020 года.

Также первоначальная редакция предусматривала, что трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью работника в случае использования информационной системы работодателя.

На данный момент, согласно тексту закона, в упомянутом случае допустимо подписывать данные документы также усиленной неквалифицированной электронной подписью работника. Необходимо подчеркнуть, что подписание и заверение документов со стороны работодателя должно производиться с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Кроме того, закон дополнен перечнем работников, в отношении которых эксперимент не проводится. К ним относятся:

  • дистанционные работники;
  • работники, направляемые временно к другим физическим или юридическим лицам по договору о предоставлении труда работников.

Актуальность как ранее прошедшего, так и данного эксперимента обуславливается тем, что кадровый документооборот содержит большое число разнообразных документов, затрагивает каждого работника и функционирует c известной своей консервативностью в сфере трудового регулирования, требует зачастую долговременного хранения документов и вследствие перечисленного, менее всего проработан государством с точки зрения перевода в электронный вид.

Участие в данном эксперименте позволит работодателям апробировать перевод кадровых документов в электронный формат с минимальными законодательными рисками по сравнению с компаниями, которые внедряют кадровый ЭДО по собственному решению, вне рамок эксперимента.

В целом хотелось бы отметить несомненный факт прогресса в формулировании подходов и задач данного эксперимента, учитывающий опыт развития электронного документооборота. В частности, законодатель предусмотрел не только как документы будут оформляться, но и каким образом будет производиться их передача по требованию в профсоюзы, уполномоченные органы и организации.

Также в данном эксперименте более конкретно решаются вопросы, связанные с хранением электронных документов. В частности, Минтруд наделяется функцией методического сопровождения участников эксперимента по вопросам долгосрочного хранения электронных документов.

С точки зрения предлагаемых экспериментом технологических подходов наиболее интересно выглядит возможность применения асимметричной модели подписания документа сторонами: то есть когда документ подписывается со стороны работодателя квалифицированной подписью, а со стороны работника допускается неквалифицированная или простая подпись.

Появление такого подхода является логичным и ожидаемым в имеющемся ряде решений, направленных на поиск более рациональных и удобных методов электронного подписания.  

Неоднозначно выглядит решение разрешить работодателю использовать только квалифицированную подпись.

  С одной стороны, уже сейчас некоторые компании вне рамок эксперимента реализовали электронный документооборот в отдельных кадровых процессах с использованием простой или неквалифицированной подписи, поскольку такие подписи не запрещены к использованию, менее затратны в обслуживании и более удобны в пользовании. И было бы разумно апробировать их использование работодателем в рамках эксперимента. С другой стороны, использование только квалифицированной подписи выглядит понятным с точки зрения защиты прав работников, поскольку это придает подписываемому документу наибольшую степень защиты в смысле неизменности содержания, независимости от системы, в которой он был подписан, а также сохранности во времени. 

С точки зрения возможностей работника по применению видов электронных подписей в методологии эксперимента явно прослеживается принцип соразмерности разрешаемого вида подписи со степенью доверия информационным системам, а также значимости документа с точки зрения трудового законодательства.

В частности, такие документы как трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования (дополнительные соглашения к ним) возможны к подписанию простой подписью сотрудника только в случае использования этой подписи в системе «Работа в России». Однако при подписании этих же документов в собственной информационной системе работодателя уже необходимо использовать неквалифицированную или квалифицированную подпись работника. В отношении других документов закон не налагает ограничений по использованию простой подписи работника. 

Хотя стоит отметить, что разработанный Минтрудом проект Положения о проведении эксперимента, в отношении которого на данный момент завершились общественные обсуждения, не допускает возможности использования простой подписи работника при подписании любых кадровых документов в собственной информационной системе работодателя. Подобное ограничение может поставить под вопрос участие в эксперименте отдельных работодателей, которые планировали максимально использовать простую подпись в собственных информационных системах.

Обращаем внимание, что участниками эксперимента не могут быть дистанционные работники, что, на наш взгляд, сложно назвать оправданным. Дистанционные работники в силу прямого указания Трудового кодекса РФ выполняют свою трудовую функцию вне места нахождения работодателя.

В связи с этим существует прямая потребность в выстраивании электронного взаимодействия с ними, в том числе при оформлении кадровых документов. Такое взаимодействие согласно ст. 312.

1 действующей редакции ТК РФ должно производиться только квалифицированной подписью как работника, так и работодателя. 

Возможно, наличие данной нормы создало у законодателя представление о том, что электронный документооборот с дистанционными работниками достаточно и оптимально урегулирован. Однако это не совсем так, и подобное правовое регулирование не в полной мере соответствует потребностям бизнеса.

Ограничение дистанционного работника в праве использовать простую и неквалифицированную подпись существенно усложняет взаимодействие сторон трудовых правоотношений, в особенности, если для других категорий работников этого же работодателя используются другие виды подписей и, соответственно, возникает необходимость поддерживать разные процессы электронного документооборота по отношению к дистанционным и другим сотрудникам. Участие данной категории работников в эксперименте могло бы стать обоснованным шагом к балансированию, унификации и оптимизации документооборота для разных категорий работников.

С точки зрения иных узких зон эксперимента еще предстоит понять, каким образом будут синхронизированы грядущие изменения в рамках Федерального закона «Об электронной подписи» в части квалифицированных подписей физических лиц.

Также будет актуален вопрос, какие требования к электронным документам будут предъявляться при их передаче в государственные (муниципальные) архивы при ликвидации работодателя, поскольку эксперимент в этом вопросе ссылается на нормы законодательства об архивном деле, которые в настоящий момент находятся в недостаточной степени готовности.

Таким образом, Федеральный закон № 122-ФЗ не лишен недостатков, однако это очередной шаг в сторону развития кадрового электронного документооборота. Надеемся, что эксперимент будет более результативным по сравнению с проведенным ранее, а также будут учтены потребности бизнеса в части расширения возможностей использования других видов электронных подписей при оформлении кадровых документов.

Больше полезной и практической информации на нашем сайте: www.sscclub.ru

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/5ee0c3eb420e58737c36425e/edo-v-kadrovom-deloproizvodstve-izuchaem-zakon-122fz-5eeb7860cb9e7467a8b48326

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.