Запись в трудовой книжке исправление ошибок

Как делаются исправления ошибок в трудовой книжке?

Запись в трудовой книжке исправление ошибок

Поскольку трудовая книжка считается одним из главных документов для работника, допускать какие-либо неточности при внесении в нее записей нельзя. При обнаружении ошибок их следует немедленно исправить.

Внося изменения или дополнения в трудовую книжку, кадровик должен придерживаться правил исправления записей, которые указаны в Трудовом кодексе.

Это является основным условием, от которого зависит ответ на вопрос о том, как исправить ошибку в трудовой книжке.

Распространенные ошибки в трудовой книжке

Самыми распространенными ошибками на начальном этапе заполнения трудовой книжки бывают неточности в написании личной информации работника на титульной страничке. Чтобы избежать такой ситуации, кадровик не должен заполнять трудовую книжку со слов сотрудника, а руководствоваться документами (паспортом, свидетельством о рождении и прочими).

В процессе ведения трудовой книжки наибольшее количество ошибок делается в момент заполнения раздела «Сведения о работе». Чтобы избежать исправлений, необходимо знать порядок оформления записей о приеме/увольнении/переводе.

  1. Дата приема/увольнения/перевода.
  2. Название структурного подразделения (при наличии этого пункта в трудовом договоре).
  3. Название должности, профессии, специальности с указанием уровня квалификации (при ее наличии).
  4. Печать организации.

Правила заполнения трудовой книжки

Трудовым кодексом установлен специальный перечень правил, которые дают исчерпывающие пояснения того, как исправить ошибку в трудовой книжке.

  • Трудовая книжка заполняется только на русском языке без сокращений.
  • Информация о взысканиях в документе не указывается.
  • Основанием для внесения отметок является распоряжение руководства организации (приказ) либо его копия.
  • Даты указываются только арабскими цифрами.
  • Записи вносятся синей, фиолетовой или черной ручкой.
  • Все отметки заверяются печатью организации.

Ошибки в трудовой книжке и их последствия

Ошибки, допущенные при заполнении разделов трудовой книжки, могут иметь неприятные последствия как для ее владельца, так и для самого работодателя.

Работнику такая халатность руководства может принести проблемы при последующем трудоустройстве, так как новое начальство заставит отправиться на предыдущее место работы и потребовать внесения необходимых исправлений.

Кроме этого, хозяин трудовой книжки может получить отказ в оформлении пенсионного пособия, и в этом случае устанавливать факт своего законного стажа придется только через суд.

Для лиц, которые отвечают за оформление, заполнение и хранение трудовых книжек, невнимательность и ошибки в данном документе могут повлечь за собой материальную и административную ответственность, а именно:

  • штраф от 30 до 50 тыс. рублей}
  • приостановление деятельности организации на срок до трех месяцев (90 суток)}
  • материальные выплаты в размере заработной платы за каждый месяц безработицы подчиненного в связи с невозможностью последнего устроиться на новую работу.

Изменения личной информации на титульном листе

В процессе заполнения и последующего ведения трудовой книжки очень важно вовремя и полностью вносить записи с личными сведениями о трудящемся, которые состоят из ряда информации, излагаемой в определенной последовательности. В первую очередь необходимо рассмотреть порядок изменения таких данных, как ФИО и дата рождения сотрудника.

Любые изменения на титульной страничке трудовой книжки должны вноситься на основании предоставленных документов ее владельца. В качестве таких документов могут выступать:

  • свидетельство о заключении/расторжении брака}
  • свидетельство о рождении}
  • паспорт}
  • другие документы, подтверждающие изменение имени, фамилии или отчества.

Исправление ошибки в трудовой книжке при написании личной информации сотрудника выполняется поэтапно.

  1. В первую очередь необходимо зачеркнуть одной линией неправильные сведения (имя, фамилию, отчество или дату рождения).
  2. Далее записывается новая, правильная, информация.
  3. В завершение на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается специальная отметка, которая содержит ссылку на документ, являющийся основанием для внесения изменений. После этого отметка заверяется печатью предприятия и подписью ответственного лица (кадрового работника).

В таком же порядке проводится исправление ошибок, которые были сделаны в процессе заполнения титульной странички (например, написано имя «Наталья» вместо «Наталия»).

Если же неточности в написании ФИО сотрудника были сделаны на начальном этапе заполнения трудовой книжки, то в таком случае исправлять и дополнять ничего нельзя.

Испорченный документ подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта и вместо него заполняется новый. Деньги за испорченный кадровиком бланк с работника не взимаются.

Внесение изменений или дополнений в разделе об образовании

Случаются ситуации, когда человек, имея незаконченное высшее образование, оформляется на работу впервые, а полное высшее получает только через некоторое время.

Те, кто несет ответственность за заполнение и ведение трудовых книжек, зачастую упускают этот факт или просто не обращают на него внимания.

В результате такой халатности со стороны кадровика в трудовой книжке так и остается запись о том, что сотрудник имеет только незаконченное высшее образование, основанием для внесения которой был студенческий билет, справка из образовательного учреждения или зачетная книжка.

При получении полного высшего образования необходимо своевременно обратиться к работнику отдела кадров на последнем рабочем месте и попросить его внести соответствующие изменения в раздел об образовании. Кроме этого, следует иметь под рукой подтверждающие документы (диплом), так как на их основании будут внесены дополнения в трудовую книжку.

Все исправления и дополнения в графе «Образование» делаются аналогичным образом, как и при смене личной информации сотрудника (зачеркиваются одной линией, пишутся новые и делается отметка об изменении данных на внутренней стороне обложки).

Внесение исправлений в раздел «Сведения о работе»

В основном в разделе с информацией о трудовой деятельности человека ошибки обнаруживаются гораздо чаще, чем на титульной страничке трудовой книжке.

Трудовая книжка является основным документом, который содержит полную информацию о работе и стаже гражданина (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Ввиду этого очень важно, чтобы все отметки в ней, которые учитываются при подсчете общего стажа, были сделаны в соответствии с требованиями и правилами, установленными нормативными актами.

При обнаружении неправильной записи она должна быть своевременно исправлена.

Трудовой кодекс указывает на то, что существует особый порядок исправления или дополнения существующих записей в разделе с информацией о работе. В случае выявления неправильной записи ее изменения производятся в организации, где была сделана неправильная отметка, или по настоящему месту работы.

На настоящем месте работы изменения в разделе «Сведения о работе» делаются на основании документов, предоставленных предыдущим работодателем. В случае их отсутствия работник кадрового отдела не имеет права самостоятельно исправлять записи в трудовой книжке сотрудника.

Исправление записи о приеме на работу

В момент приема нового сотрудника на работу кадровик может допустить ошибки и внести запись с неправильным названием структурного подразделения или должности. Если неточности обнаружены сразу, и после неверной отметки нет других записей, то устранить их не составит труда.

Очень важно помнить, что зачеркивать, замазывать или исправлять ошибки поверх неправильной записи нельзя. Трудовым кодексом четко обозначены этапы исправления ошибок в трудовой книжке и выглядят они следующим образом:

  • после записи, которая подлежит исправлению, ставится следующий порядковый номер, дата и делается запись «Запись №… недействительна»}
  • далее ниже следует внести новую, правильную, запись.

Наравне с ошибками в названии структурного подразделения или должности встречаются и другие. Например, внесена запись с названием организации и должности сотрудника в одну строку. В этой ситуации необходимо в порядке, указанном ранее, признать сделанную запись недействительной и сделать новую отметку с правильными сведениями.

В том случае, если после неверной записи существуют другие, то все исправления вносятся следующим образом:

  • после последней записи вносится следующий порядковый номер}
  • ниже делается отметка «Запись №… недействительна»}
  • далее необходимо внести новую, правильную, запись с указанием порядкового номера и даты исправления}
  • в четвертой графе указывается ссылка на документ, являющийся основанием для внесения записи.

Если предприятие, которое сделало запись с ошибкой, реорганизовано, то исправления делаются его правопреемником. Когда предприятие было ликвидировано, устранить ошибки может работодатель с нового места работы, который обязан потребовать у подчиненного документы из архива ликвидированной организации.

Исправление порядкового номера

В случае выявления нарушенной нумерации записей в трудовой книжке исправления делаются в кадровом отделе той организации, в которой была внесена соответствующая неправильная отметка. Если предприятие, которое было предыдущим местом работы, реорганизовано или ликвидировано, исправить нумерацию может кадровик с нового места работы.

Для этого он должен руководствоваться официальным документом, выданным предыдущим работодателем (копию приказа можно взять в архиве ликвидированного предприятия или у его правопреемника). Все изменения в нумерации делаются в том же порядке, как и при исправлении других ошибок, допущенных в разделе о работе.

Исправление записей в судебном порядке

Большинство нанимателей в первую очередь обращают внимание на то, какая информация содержится в трудовой книжке соискателя, так как именно эти сведения имеют решающее значение для подписания трудового договора с будущим сотрудником.

Ввиду этого каждый владелец трудовой книжки заинтересован в правильном оформлении и заполнении данного документа.

Однако очень часто случается так, что обнаруживаются ошибки, которые сделал бывший работодатель, и поэтому необходимо отправиться на предыдущее место работы и потребовать у него исправить запись в трудовой книжке.

К сожалению, случаются банальные ошибки при внесении записей о приеме, увольнении или переводе с одной работы на другую, что нередко приводит к сокращению рабочего стажа владельца трудовой книжки. Впоследствии между работодателем и подчиненным возникают споры, которые приводят их в суд.

Чтобы добиться справедливости, работнику необходимо отправиться в суд с иском и потребовать установить факты, которые не подтверждены никакими документами, то есть не отражены в трудовой книжке.

В сложившейся ситуации следует заручиться поддержкой свидетелей, которые докажут перед судом неправоту работодателя.

В особо сложных случаях потребуется обратиться за советом к юристу, который поможет не только добиться законного внесения исправлений в трудовую книжку, но и расскажет о том, как взыскать с работодателя материальный ущерб, полученный из-за невозможности своевременно устроиться на другое место работы.

Источник: https://hr-portal.ru/article/kak-delayutsya-ispravleniya-oshibok-v-trudovoy-knizhke

Можно ли исправлять ошибки в трудовой книжке и как правильно это делать

Запись в трудовой книжке исправление ошибок

В трудовой книжке, как и любом официальном документе, не должно быть исправлений и ошибок. Но так как заполняет трудовую книжку человек, который может и ошибаться, то иногда избежать исправлений невозможно.

Поэтому кадровиков волнует вопрос, можно ли исправить ошибку в трудовой книжке, и как сделать это правильно. Трудовая книжка работника – это единственный документ, который может подтвердить объем трудового стажа за всю его трудовую деятельность.

Потому следует тщательно следить за правильностью ее заполнения и не допускать в ней разного рода исправлений и описок, так как в последующем при их обнаружении этот факт может очень негативно повлиять на судьбу человека.

Например, при обращении за оформлением пенсии могут не засчитать некоторый период работы, если запись была внесена неверно, или даже оспорить принадлежность этой трудовой книжки конкретному человеку, если обнаружилась ошибка в написании имени или фамилии.

Можно ли исправить запись в трудовой книжке?

Этим вопросом могут задаваться как новички на должности кадровика, так и уже достаточно опытные сотрудники, потому как правила Трудового кодекса время от времени претерпевают изменения и дополнения, следовательно, нужно о них своевременно узнавать.

Да и каждый конкретный случай при исправлении ошибок рассматривается отдельно, потому что очень важно, в какой графе трудовой книжки и в какое время была внесена неправильная запись. Для начала нужно разобраться, что же это будет – исправление ошибки или изменение записи.

Эти понятия различаются, и порядок их оформления тоже будет отличаться.

  1. Дополнения или изменения записей подразумевают, что требуется переписать или дополнить внесенную ранее правильную запись.
  2. Исправление записи подразумевает корректировку внесенной ранее записи, но которая была внесена неверно или некорректно.

Исходя из этого и следует совершать исправления записей, которые производят в соответствии со следующими нормативно правовыми актами:

  • Трудовой кодекс РФ, в котором оговорены все формулировки, которые можно использовать при внесении определенных записей в трудовую книжку.
  • Правила ведения, учета и хранения трудовых книжек, которые утверждаются и устанавливаются правительством РФ.
  • Инструкция, где отдельно и конкретно оговорены правила по заполнению трудовых книжек, утвержденные правительством РФ.

Трудовая книжка разделена не несколько разделов, в которые вносят определенные записи:

  1. Титульный лист трудовой книжки, где вписываются личные данные работника, его паспортные данные и дата рождения.
  2. Следующая часть трудовой книжки заполняется данными о работе, должности и дате поступления сотрудника на эту должность.
  3. Раздел, где указываются данные о награждении сотрудника или вынесению ему благодарности.

Как исправить ошибку в трудовой книжке при внесении данных о сотруднике

При первоначальном оформлении трудовой книжки следует в полной мере и достоверно внести данные о человеке.

Если же в первый раз книжка была заполнена неправильно и есть возможность ее переоформить, то так и следует поступить – путем составления акта о порче бланка трудовой книжки и выдаче нового.

Это будет самым верным решением в данном случае, потому как этот документ будет сопровождать человека всю последующую его трудовую жизнь и исправление ошибок в самом начале может негативно сказаться в дальнейшем. Данный факт исправлений может повлечь за собой цепочку неточностей и проблем.

Если же ошибку обнаружили намного позже и оформить новый бланк трудовой книжки уже невозможно, вносить изменения следует только на основании определенного документа.

Например, если необходимо внести изменения в паспортных данных: имени, фамилии и отчества, производят это только на основании паспорта, свидетельства о браке или о его расторжении, свидетельстве о рождении или другого документа. При этом обязательна ссылка на номер данного документа и его дату выдачи. Порядок внесения изменений на титульном листе трудовой книжки следующий:

  • запись, которая была внесена ранее, должна быть аккуратно зачеркнута одной чертой, чтобы была возможность хорошо ее рассмотреть и прочитать,
  • вписываются необходимые новые данные,
  • на обложке трудовой книжки ставится ссылка на документ, на основании которого была изменена запись, она заверяется при помощи подписи уполномоченного лица и печати организации.

Но как поступать, если ошибка была лишь случайностью и документа, подтверждающего такой факт, попросту не существует? Такие ситуации происходят достаточно часто: кадровик при заполнении ошибся в написании одной буквы и эта трудовая книжка уже, по сути, принадлежит другому человеку.

Как быть? Как ни удивительно, но ни один из нормативных документов, в котором описан порядок внесения записей в трудовые книжки, не помогает с ответом на данный вопрос. Делая вывод можно сказать, что если ошибка произошла при первичном оформлении – исправляем ее, выдавая новый правильно заполненный бланк трудовой книжки.

Если это обнаружили уже на более позднем этапе, то наилучшим решением в данном случае будет обращение в суд с просьбой подтверждения принадлежности трудовой книжки конкретному человеку.

Но параллельно на практике имеет место существовать и другой вариант исправления такой ошибки, когда изменения вносят соответственно первому случаю, полагаясь на данные паспорта человека. Указывают в этом случае ссылку на то, что в правилах и инструкции указано, что исправлять записи запрещено лишь в разделе, где записаны данные о работе.

Изменения может внести как настоящий работодатель, у которого и работает человек, так и новый работодатель на основании паспорта работника. Только следует помнить, что за любое несоответствующее внесение записей в документ, уполномоченное лицо может понести ответственность перед законом.

Производя исправления подобным образом, вы рискуете не только ответить перед законом, но и полностью испортить трудовую книжку работнику. Ведь не всегда можно лишь на слово поверить человеку, который обращается к вам за исправлением одной буквы в его фамилии. Это же может быть документ совершенно другого человека, и самым верным решением вопроса о том, чтобы исправить запись, будет обращение в суд.

Внесение изменений в записи об образовании и переквалификации

Если работник поступил на предприятие, имея незаконченное высшее образование, то и в его трудовой книжке будет внесена такая запись. Кадровики могут несколько упускать из виду, что следует изменять запись в связи с окончанием высшего учебного заведения и получением законченного высшего образования.

Тогда на титульном листе будут присутствовать сведения, что человек учился, но не закончил ВУЗ. Будущий работодатель сможет лишь после просмотра всего пакета предоставленных документов узнать окончил ли человек ВУЗ или высшее образование так и осталось незаконченным.

Верным будет поступить следующим образом: при предоставлении работником соответствующего документа, который может служить подтверждением об окончании ВУЗа или получении образования (диплома), работодатель вправе внести изменения обычным способом, ссылаясь на этот документ и заверяя запись своей подписью.

Такой же порядок внесения дополнений будет и при изменении сведений о специальности работника или его переквалификации. Руководствуясь Инструкцией по ведению и заполнению трудовых книжек, работодатель дополняет уже имеющиеся сведения о профессии, специальности или же попросту заполняет строки, которые были свободны.

Считается неверным оставить графу об образовании пустой и ждать, чтобы заполнить ее только тогда, когда человек закончит ВУЗ.

Например, если у работника имелась одна специальность на момент оформления трудовой книжки, а впоследствии он выучился и получил еще одну, ее просто записывают рядом с уже имеющейся записью через запятую в соответствующей графе. Это дополнение не требует никаких отметок о предоставленном дипломе, и заверять запись не нужно.

Как исправлять ошибки в разделе «сведения о работе»

Соответственно Правилам, которые устанавливают порядок внесения изменений в сведения о работе, изменения могут вносить следующим образом:

  • исправляют неверную запись по месту данной работы, где была допущена ошибка,
  • исправить может и работодатель уже по другому месту работы, если работодатель, который допустил ошибку, предоставит официально соответствующий документ.

В случае обращения с такой просьбой к текущему работодателю сотруднику должна быть предоставлена помощь в исправлении данной ситуации. Важно вносить изменения только на основании предоставленных документов, а производить исправления лишь со слов свидетелей неправомерно. Если допущена ошибка при внесении записи о принятии человека на работу:

  • после неверной записи записывается ее номер и дату внесения, а рядом в третьей графе указывается, что данная запись недействительна,
  • ниже необходимо внести верную запись, указывая все необходимые ссылки на документы.

Абсолютно не допускается в графе «Сведения о работе» зачеркивать неверные записи.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/mozhno-li-ispravlyat-oshibki-v-trudovoj-knizhke-i-kak-pravilno-eto-delat.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.