Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Как сделать запись о выдаче вкладыша к трудовой книжке

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Вкладыш в трудовую книжку необходимо вшивать исключительно по завершении свободных страниц в основном документе. Это происходит в случае частой смены мест работы владельцем книжки.

Как правило, ответственным лицом за правильное оформление и ведение вкладыша является сотрудник кадровой службы отдельно взятого предприятия.

Кадровику важно знать, как сделать запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку правильно.

О вкладыше в трудовую книжку и его правильном заполнении

Сам по себе вкладыш является документом с собственным серийным номером. Но без трудовой книжки он не является действительным и не ведется отдельно от нее.

Состоит из титульного листа, девяти и восьми разворотов соответственно для разделов «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Является дополнением и продолжением трудовой книжки, поэтому продолжает нумерацию записей, начатых в ней.

Ведение вкладыша не отличается от ведения книжки, особое внимание следует уделить лишь вшиванию и сопутствующим записям о нем. В правилах не оговаривается допустимое количество вшиваемых вкладышей, поэтому вшивание производится по необходимости.

Как сделать запись в трудовую книжку о выдаче вкладыша?

При выдаче вкладыша необходимо соблюсти следующую последовательность:

  • заполнение вкладыша;
  • выполнение регистрационных записей;
  • вшивание вкладыша.

Приемлем только такой порядок, так как в Правилах ведения учетных записей в трудовых книжках и вкладышах недопустимы исправления. Если ошибка была допущена, вкладыш подлежит уничтожению, выдается новый бланк за счет предприятия.

Итак, выдаваемый вкладыш необходимо заполнить. Сведения, вносимые в него, должны содержать следующую информацию:

  • ФИО работника, сведения об образовании и специальности (на основании документального подтверждения);
  • дата рождения;
  • текущая дата, являющаяся датой выдачи вкладыша;
  • подпись работника;
  • подпись заполнившего вкладыш сотрудника отдела кадров.

После завершения процедуры выдачи вкладыша он заверяется печатью работодателя.

Далее на первой странице трудовой книжки ставится штамп, применяющийся специально для таких случаев, с обязательной надписью «Выдан вкладыш», также указывается серия вкладыша и его номер.

В законодательстве нет четких указаний о том, где именно в трудовой должен стоять штамп. Традиционно его ставят справа в верхнем углу, хотя иное его расположение не считается ошибкой.

После внесения записи в трудовую книжку необходимо дублировать ее в книгу учета движения трудовых книжек. Невнесение подобной регистрационной записи считается грубым нарушением и халатностью.

Только после указанных процедур вкладыш вшивают. Запрещается вклеивать вкладыш.

По причине отсутствия рекомендаций законодательством относительно четко определенного места в трудовой книжке, предназначенного для вшивания вкладыша, допускается вшивание по собственному усмотрению сотрудника кадрового отдела. Но чаще всего опытные специалисты производят его между обложкой и завершающей трудовую книжку страницей.

Как должен выглядеть штамп о выдаче вкладыша в трудовую книжку?

Штамп о выдаче вкладыша должен иметь три графы. Первая содержит надпись «Выдан вкладыш», четкую и достаточно крупную. Вторая графа с надписью «серия», должна содержать серию вкладыша, номер же его вносится в графу с соответствующей надписью.

Несмотря на то, что нормы вшивания вкладышей в трудовые книжки четко обозначены законодательством и требуют наличия в трудовой книжке данного штампа, его отсутствие не является грубым нарушением и допускается запись от руки.

Если запись о выдаче вкладыша осуществлена неверно

В трудовых книжках недопустимы исправления и зачеркивания. Некорректную запись нельзя исправить, допускается лишь замена неверной записи.

Для этого сотрудник отдела кадров предприятия, на котором была осуществлена ошибочная запись, после выписывания ее номера должен написать рядом «Запись неверна» и ниже произвести верную.

Наряду с тем эти записи – как верная, так и ошибочная – вносятся в книгу учета движения трудовых книжек. То же касается вкладышей.

Если же ошибка была допущена непосредственно на титульном листе новой трудовой книжки или вкладыша, непозволительными считаются как исправление, так и замена.

В этом случае книжка или вкладыш подлежат уничтожению с последующей выдачей нового бланка без возмещения стоимости со стороны владельца книжки.

Из утилизируемой книжки или вкладыша в этом случае вырезается серийный номер для документального подтверждения утилизации. Также необходимо произвести соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.

Что еще необходимо знать о ведении трудовых книжек

  • Трудовые книжки должны закупаться и храниться предприятием для своевременной выдачи устраиваемым на рабочие места сотрудникам (не позже пяти суток с момента трудоустройства).
  • Материальные расходы за приобретение предприятием трудовых книжек взимаются с принятых на рабочие места сотрудников, кроме следующих случаев:
  1. в случае повреждения или уничтожения трудовых книжек по причинам, не связанным с владельцем книжки (к примеру, ЧП на предприятии);
  2. неправильно заполненная первая страница в трудовой книжке.
  • Кроме ответственного за ведение трудовых книжек сотрудника предприятия, производить записи в трудовых книжках имеет право только работодатель.
  • Обо всех изменениях в записях в трудовой книжке сотрудник оповещается письменно и под подпись.
  • Записи в трудовой книжке производятся исключительно ручкой с черной, фиолетовой или синей пастой. Исключаются исправления.
  • В трудовую книжку не вносятся записи дисциплинарного характера и штрафов.
  • Запрещено вносить сокращенные записи и инициалы.
  • Записи о вознаграждениях носят общий характер (без уточнения сумм и качеств вознаграждений) и всегда пронумерованы. Нумерация не зависит от работодателя и носит порядковый характер.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kak-sdelat-zapis-o-vydache-vkladysha-k-trudovoj-knizhke.html

Как заполнить вкладыши в трудовые книжки?

Запись в трудовой о выдаче вкладыша образец

Один из важнейших документов, имеющихся у любого работающего гражданина — его трудовая книжка. Она нужна для того, чтобы вносить сведения о трудовом стаже, местах и времени работы человека, его должностях и квалификации.

Сама по себе трудовая книжка не слишком объемна, и если гражданин предпочитает часто менять места работы или работать по срочным договорам, то место в этом документе у него кончается достаточно быстро. Если трудовая иссякла, то приходится искать альтернативу, а именно вкладыш. О нем и пойдет речь.

Что это такое?

Вкладыш в трудовую книжку — специальное дополнение для трудовой, цель которого увеличить её объем. Как видите, все предельно просто — если в вашей трудовой книжке все исписано, то вам требуется к основному документу прикрепить дополнительный, который позволит пользоваться книжкой дальше.

Выглядит вкладыш как обычный лист бумаги. Оформлением вкладыша должен заниматься работодатель, так как подшить его можно только после заполнения. При этом отдельный вкладыш сам по себе юридической силы не имеет. Законодательством не установлены строгие правила подшивания вкладышей — можно использовать любые нити и само подшивание проводить любым удобным способом.

Как оформляется вкладыш?

Перейдем к правилам оформления вкладыша. Их достаточно много, но все они довольно просты:

  • Заполняет вкладыш тот работодатель, что заполнил последнюю страницу трудовой. Делает он это даже в том случае, если запись была последней, сообщала об увольнении и после неё отметок быть не должно;
  • На титульном листе ставиться фактическая дата оформления вкладыша;
  • Во вкладыш вносятся новые, актуальные на момент регистрации данные. То есть сведения с первой страницы трудовой и сведения со вкладыша могут отличаться;
  • При заполнении титульного листа ответственный сотрудник отдела кадров в обязательном порядке ставит подпись и печать организации;
  • Заполнение ячеек с информацией проходит аналогично заполнению сведений в трудовой книжки.

Так же отметим некоторые правила, которые касаются именно внешнего оформления штампа:

  • Проставляя штамп нужно убедится, что он не перекрывает иные надписи, а если и перекрывает какие то поля то не затрудняет прочтения написанных сведений;
  • Ручные отметки вместо штампов допускаются, но не желательны;
  • Сам штамп должен быть четким, легко читаемым.

Как он заполняется?

Заполнение вкладыша полностью аналогично процедуре оформления трудовой. В первую очередь заполняются сведения о сотруднике, такие как ФИО, дата рождения, сведения об образовании, специальности и прочее.

При этом от оформляющего вкладыш сотрудника требуется проставить все печати. Обратите внимание на дату — вкладыш заверяется отдельным числом, использование даты оформления трудовой является грубейшей ошибкой.

Особенности использования вкладыша

Вкладыш — не самый часто используемый документ, и работа с ним имеет большой ряд особенностей. Наиболее значительными можно назвать следующие:

  • Вкладыш заполняется отдельно от трудовой и подшивается после того, как будет полностью готов. Но действовать он начинает только после того как будет подшит в основной документ;
  • Нумерация, используемая при заполнении вкладыша, продолжается в соответствии с нумерацией в трудовой. Начинать отсчет пунктов с нуля недопустимо;
  • Вкладыш можно использовать для продолжения записей, для которых не хватило места в основном документе или же другом вкладыше;
  • Все изменения личных данных работника во вкладыше необходимо отображать так же, как и в трудовой книжке;
  • Все печати во вкладыше ставит тот работодатель, который вкладыш завел. Другие печати вместо них не допустимы.

Запреты, связанные с использованием вкладыша

Хоть такая процедура, как подшивание дополнительного вкладыша, со стороны не кажется слишком серьезной, в ней так же присутствуют очень строгие ограничения, нарушать которые недопустимо:

  • Строжайше запрещено вносить правки и изменения во вкладыш, а так же править ошибки и помарки. Если при заполнении вкладыша были допущены ошибки, то он утилизируется, о чем составляется соответствующий акт;
  • Не допускается подшивание новой трудовой книжки в старую, так же как и применение вырванных из чистой трудовой страниц;
  • Не допускается замена старой трудовой на новую;
  • В трудовую нельзя подшивать чистые белые листы;
  • Не допускается изменение формы вкладыша.

Источник: https://trudinsp.ru/kak-zapolnit-vkladyshi-v-trudovye-knizhki.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.